Neuentwicklung individueller Software-Lösungen für KMUs

Die Grenzen von Zettelwirtschaft, Excel und Co.

In vielen kleinen und mittleren Betrieben werden Informationen nach wie vor mit handschriftlichen Zetteln, ausgedruckten Formularen, oder Excel-Dateien übertragen und verarbeitet.

Auch bei Ihnen?

Nicht immer ist das ein Problem und ich sage, es kommt auf den dahinterliegenden Prozess an.

Aber Excel und Co. stoßen irgendwann an ihre Grenzen. Von da weg ist eine auf Ihre Abläufe abgestimmte Software-Lösung möglicherweise das Werkzeug der Wahl.

Selbstverständlich sollte man auch branchenspezifische Standardprodukte nicht außer Acht lassen. Mehr dazu später.

Macht eine individuelle Software-Lösung für Sie Sinn?

Vermutlich ja, wenn eine oder mehrere dieser Aussagen für Ihren Betrieb zutreffen.

• Zettel mit unleserlicher Schrift sind eine ständige Fehlerquelle.
• Es wird regelmäßig wertvolle Arbeitszeit mit dem Abtippen von Papierformularen vergeudet.
• Unleserliche Bestellscheine führen immer wieder dazu, dass zu wenig oder zu viel produziert wird.
• Fehler lassen sich in einem System aus Zetteln und Excellisten nur mühsam nachvollziehen.
• Daten müssen umständlich vorbereitet und per E-Mail an Partner verschickt werden.
• Daten im Außendienst werden mit Papierformularen erfasst, im Büro abgetippt und dann verschickt, anstatt alles gleich per Smartphone an Ort und Stelle zu erledigen.
• Idente Daten müssen in verschiedenen Systemen doppelt eingegeben und synchron gehalten werden.

Haben Sie sich in diesen Aussagen wiedergefunden?

Oder fallen Ihnen zwei, drei ähnliche Aussagen für Ihren Betrieb ein?

Dann macht es Sinn, über eine individuelle Software-Lösung nachzudenken.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie einige der am häufigsten gestellten Fragen.

Standard-Software oder maßgeschneiderte Lösung – was macht mehr Sinn?

Das muss immer individuell geklärt werden.

Trotzdem möchte ich versuchen, hier eine kleine Orientierung zu geben.

Wie oben bereits erwähnt, ist ein individuelles Software-System nicht immer die beste Lösung. Für die meisten Betriebe würde es beispielsweise keinen Sinn machen, sich eine eigene Registrierkassenlösung programmieren zu lassen.

Dieses Beispiel zeigt schon ein wichtiges Kriterium.

Wenn Abläufe gesetzlich reglementiert sind, so wie bei der Registrierkassenpflicht, macht eine Fertiglösung meist mehr Sinn. Ein weiteres Beispiel dafür ist eine mit dem Arbeitsgesetz konforme Zeiterfassung.

Gesetze sind komplexe Regelwerke, die sich noch dazu laufend ändern. Diese müssen in der jeweiligen Software abgebildet und laufend den neuen Gegebenheiten angepasst werden. Selbstredend ist damit sehr viel Aufwand verbunden, den ein einzelner Kunde wirtschaftlich nicht stemmen wird können.

Wann macht dann ein individuelles Software-System wirklich Sinn?

Wenn das System den Kern Ihrer betrieblichen Tätigkeit abbilden soll.

Der Grund ist einfach: Sie möchten flexibel bleiben und Ihre Abläufe nicht an die Vorgaben eines Standardprodukts anpassen. Denn das ist ganz oft der Fall bei SAP und Co: Anstatt dass sich die Software an die betrieblichen Prozesse anpasst, passt sich der Betrieb an die Abläufe der Software an.

Selbstverständlich bieten Standardprodukte ab einer gewissen Reife Erweiterungsmöglichkeiten. Aber diese Anpassungsarbeiten sind natürlich alles andere als gratis. Und mit jeder Anpassung schmilzt der Vorteil einer Standard-Software.

Freilich gibt es noch eine Fülle anderer Gründe für maßgeschneiderte Lösungen.

Zum Beispiel die schnellere Umsetzung Ihre Erweiterungswünsche. Denn bei Standard-Software sind Sie schlicht vom Anbieter abhängig. Wenn Ihr Erweiterungswunsch nicht als wichtig genug erachtet wird, wird dieser einfach nicht umgesetzt werden. Außerdem konkurrieren Ihrer Wünsche mit denen der anderen Kunden und so weiter.

Schließen individuelle Lösung und Standard-Produkt einander aus?

Nein. Oft ist ein Zusammenspiel sinnvoll.

Ein Beispiel: Wenn sich eine Bäckerei dazu entschließt, einen Online-Shop zu betreiben, dann ist es für sie wirtschaftlich nicht tragbar, ein Online-Shop-System von Grund auf programmieren zu lassen. Die Bäckerei tut also gut daran, eines der zahlreichen fertigen Shop-Systeme zu nutzen.

Für die Produktionsplanung – das Herzstück einer Bäckerei – sieht das jedoch anders aus. Man wird hier kaum ein Produkt finden, dass in der Lage ist, die ganz individuellen Prozesse der jeweiligen Bäckerei abzubilden.

Die Kunst besteht darin, Standard-Software (für Standardprozesse) und maßgeschneiderte Lösungen (für die Kernprozesse eines Unternehmens) über Schnittstellen zusammenspielen zu lassen.

Was kostet eine individuelle Software-Lösung?

Drehen Sie den Spieß um: Was ist Ihnen eine solche wert?

Denn ohne Wissen über den konkreten Fall kann niemand seriös beantworten, was die Programmierung eines maßgeschneiderten Systems kostet.

Versuchen Sie die Vorteile einer neuen Lösung auf konkrete Zahlen herunterzubrechen.

Beantworten Sie zum Beispiel die Frage, wie viel Arbeitszeit pro Jahr durch eine Automatisierung wegfällt. Um bei der Bäckerei zu bleiben: Wenn täglich ein Mitarbeiter für eine Stunde damit beschäftigt ist, eine Pinnwand voller handgeschriebener Bestellzettel in eine Excel-Liste einzugeben, was kostet das im Jahr? Angenommen der Bäckerei kostet eine Arbeitsstunde 35 Euro, ergibt das eine jährliche Ersparnis von fast 13.000 Euro.

Indem Sie die Vorteile einer neuen Lösung herunterbrechen auf konkrete Zahlen, erhalten Sie ein gutes Gefühl, was eine solche maximal kosten darf.

Natürlich lässt sich nicht alles in Zahlen gießen. Denken Sie auch an immaterielle Faktoren wie Mitarbeiterzufriedenheit.